Como criar um evento?
Pode criar um evento de 2 formas: diretamente no Calendário ou a partir da criação de uma Avença.
Todos os eventos ocorrem às 00h00 do dia para que foram marcados e não podem ser alterados depois desta data. Note que apenas pode editar o evento antes da sua primeira ocorrência. As ocorrências seguintes podem ser editadas.
Existem 2 tipos de eventos:
- Envio de e-mail: que pode servir como aviso ou notificação;
- Gerar documento: com o objetivo de emitir um documento de forma automática.
Criar um evento diretamente no Calendário
1. Aceda ao menu Configurações e clique em Eventos programados.
2. O calendário abre no mês atual mas pode avançar e retroceder nos meses e anos através dos botões no topo superior direito. Pode observar em cada dia o número de eventos que existem para os diferentes dias.
3. Para adicionar um novo evento, clique em Adicionar ou clique no dia pretendido.
Criar um evento a partir de uma Avença
Para criar um evento a partir de uma avença, escolha a opção Adicionar Evento durante a criação de uma Avença.
Quantos eventos posso criar?
Uma tarefa recorrente é um evento que se vai executar com base numa matriz de repetição definida por si:
- 1 vez por dia;
- Por semana;
- Por mês;
- Por ano.
Entre outras possibilidades de configuração.
Exemplo Prático
Siga os passos:
1. Aceda ao menu Configurações e clique em Eventos programados.
2. Para adicionar um novo evento, clique em Adicionar ou clique no dia pretendido através do calendário.
3. No separador Geral preencha as informações solicitadas como o nome. Na opção Repetição selecione a periodicidade pretendida.
4. Escolha a forma como o evento se irá repetir. Pode ativar o dia da semana no qual o evento será executado. No calendário pode observar as opções selecionadas.
5. Pode ainda configurar a duração do evento através:
- da data de término que permite definir até quando o evento será executado;
- do número de repetições que permite definir o número de vezes que o evento será executado.
Apenas é possível selecionar uma destas opções.
6. No separador Ações temos 2 opções: Envio de e-mail ou Gerar documento.
7. Ao ativar a opção Gerar Documento, selecionamos a opção Avença no Tipo de Documento.
8. Pesquise o Cliente.
9. Em Documento de origem clique em Escolher Documentos de forma a escolher qual a avença a usar como fonte do documento.
10. Escolha o tipo de documento de destino.
11. Existe a opção Fechar documento de destino que deve ser ativada para que o documento possa ser fechado e enviado por e-mail.
Deve preencher as informações relativas ao email.
Aqui é ainda possível usar Tags Inteligentes (Smart Tags).
12. Por último, clique em Inserir.
O evento foi criado e pode ser visualizado no calendário.
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