É obrigatório ter programa de faturação?

Não, e é mesmo por aí que quero começar. Quero frisar que, como trabalhador independente (TI) ou empresário em nome individual (ENI), não é obrigatório ter um software de faturação para emitir faturas: podemos emitir faturas, recibos e faturas-recibo a partir do Portal das Finanças.

Contudo, à medida que vais progredindo na tua carreira de freelancer ou no teu negócio por conta própria, vais sentir necessidade de tornar a tua imagem mais profissional, de facilitar os teus processos e de melhorar alguns detalhes: é por isso que deves considerar um programa de faturação.

Porquê ter um programa de faturação ao trabalhar por conta própria

Como profissionais valorizamos aspectos diferentes, provavelmente algumas das razões vão ser mais relevantes para ti do que outras, mas a mensagem que te quero deixar é esta: fazeres investimentos como a subscrição de um software de faturação significa duas coisas, primeiro, que levas o teu negócio a sério e, segundo, que o teu negócio é mutável, está a crescer e precisa de sistemas e ferramentas que respondam a essa evolução.

6 razões para ter um programa de faturação como freelancer

Bases de dados

Se emites muitas faturas ou se vendes repetidamente para os mesmos clientes, de certeza que sentes necessidade do Portal das Finanças ter memória. Mas não tem. Um programa de faturação ajuda muito com isso. Crias uma base de dados de clientes e uma base de dados de artigos para que seja muito mais simples emitires faturas, sem estar sempre a repetir os dados.

Se vendes produtos, ter uma base de dados dos teus artigos vai mudar por completo a tua forma de faturar!

Faturas mais bonitas

É uma razão que parece supérflua mas ainda assim é relevante. Os PDFs que saem do Portal das Finanças são bastante feios, são complicados de decifrar para clientes que nunca se tenham cruzado com eles — se os envias a clientes finais ou clientes estrangeiros, por exemplo — e se calhar o teu negócio tem uma identidade que queres respeitar. Um programa de faturação permite alguma personalização, como acrescentares o teu logótipo e até mudares a font, depende das opções que cada um oferece.

Faturas em várias línguas

Falando de clientes estrangeiros, pode ser muito útil emitires uma fatura, oficial, que fica registada nas finanças, em inglês, francês ou espanhol. O Moloni permite estas três línguas, outros programas de faturação também terão essa funcionalidade.

Retenção na fonte mais fácil

Quando falo de faturação há sempre alguém que fala de retenção de IRS. Isto porque no Portal das Finanças, como viste, só é possível incluir a retenção quando emites fatura-recibo ou recibo. Nas faturas essa opção não aparece e isso leva às vezes o cliente a transferir-te o valor inteiro, e depois tens de voltar a falar do assunto, devolver parte do valor, é muito chato.

Usares um programa de faturação contorna esse problema e consegues incluir uma alínea na fatura que já indica a retenção e depois o valor final de acordo. O cliente assim nunca se esquece.

Apoio técnico

É subestimado, mas os programas de faturação têm o seu próprio apoio técnico. E quando falo em técnico não são problemas informáticos, falo mesmo de problemas e dúvidas em faturação. Ligares para o apoio ou usares o chat vai ser muito mais rápido, garanto, do que ligares para as finanças. 

Além disso, nas finanças eles têm de saber sobre muuuuuito mais coisas. Para os programas de faturação as leis são as aplicadas à faturação, estão muito mais em cima do assunto e vão querer que sejas um cliente satisfeito. O facto de ser um mercado tão competitivo faz com que os softwares de faturação produzam muito conteúdo de apoio, blog, vídeo, toda uma série de coisas que pode ser muito útil e diferenciadora. O Moloni até tem um podcast.

Usabilidade

De certeza que já lutaste com o Portal das Finanças, queres só emitir uma fatura mas a quantidade de informação que está lá e o próprio design do portal dificulta-te a vida. Os softwares, regra geral, têm uma usabilidade muito melhor do que o Portal das Finanças. São feitos só para emitires os teus documentos e gerires a parte mais prática do negócio, por isso o foco é mesmo que isso seja fácil.

Quando começar a usar um programa de faturação

A resposta é: quando fizer sentido para o teu negócio.

Pode ser logo no início — sobretudo se venderes produtos — mas também pode ser passado um ano, ou cinco. Acredito que sintas necessidade de melhorar o teu sistema de faturação passado até 2 anos de estares a trabalhar como freelancer.

O Portal das Finanças serve, sim, mas a dado momento precisamos de dar mais um passo. Precisamos de fazer investimentos que nos tragam mais qualidade de vida e mais qualidade de trabalho. Tenta perguntar-te sempre: isto vai permitir-me ganhar tempo que posso gastar em tarefas mais importantes?

Sofia Rocha e Silva

Designer freelancer, a Sofia cedo percebeu que faturar como trabalhador independente tem muito que se lhe diga. Por isso, criou o projeto Luscofia que ajuda freelancers e pequenos empresários a descomplicar a faturação. Agora, contamos com as suas dicas sobre faturação para facilitar a vida de quem trabalha por conta própria.