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Documentos sem papel? Conheça as vantagens

Publicado a 29-11-2022

Emitir um documento significava, obrigatoriamente, gastar papel com a impressão para o consumidor e respetivas cópias para a empresa, assim como uma despesa acrescida para fazer chegar o documento ao cliente, via correio postal. Com a implementação dos documentos sem papel, além de ser muito mais económico e a favor da sustentabilidade ambiental, é também um fator favorável à eficiência administrativa, acessibilidade e segurança dos dados.

O Decreto-lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, atualizou a legislação relativamente às regras de processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes. Posteriormente, a Portaria n.º 144/2019, de 15 de maio, regulamenta os termos e condições de exercício da possibilidade de dispensa de impressão de documentos fiscalmente relevantes, ou da sua transmissão por via eletrónica, desde que estejam reunidas determinadas condições, tais como:

  • O cliente fornecer dados de identificação, não se aplicando a figura de Consumidor Final;
  • O comerciante tiver comunicado previamente a intenção de exercer a opção à Autoridade Tributária através do Portal das Finanças;
  • O comerciante emitir documentos através de programa informático certificado, como o Moloni;
  • O comerciante comunicar os elementos dos documentos em tempo real à Autoridade Tributária ou comunicá-los à AT através de SAF-T e, simultaneamente, comunicar os seus dados em tempo real aos destinatários através de meio eletrónico (email ou outro).

Vantagens dos documentos sem papel

Automatização no tratamento de documentos

Aumento da produtividade e eliminação de processos manuais demorados associados ao processamento de documentos;

Controlo de extravios

Aliada à automatização no tratamento de documentos, a segurança que a faturação eletrónica proporciona reduz a possibilidade de erros e elimina a ocorrência de extravio dos documentos;

Otimização de recursos

Ao automatizar o processo de emissão e receção de documentos, irá libertar recursos para operações de maior valor e diminuir os custos relacionados com o arquivo físico;

Segurança

Por se tratar de um documento digital assinado eletronicamente, tem validade fiscal e está garantida total fiabilidade, privacidade e segurança da informação.

Maior acessibilidade com o arquivo digital

A digitalização acaba com as pastas de arquivo e processos manuais demorados, através do arquivo digital pelo período legalmente exigido, simplificando o acesso aos documentos.

O Moloni oferece-lhe a possibilidade de aproveitar mais esta vantagem com toda a segurança de cumprimento da legalidade, caso cumpra os requisitos legais explanados.

Nota: O entendimento aqui expresso, não visando a uniformização da interpretação e da aplicação das normas tributárias e contabilísticas, não vincula o Moloni, devendo ser procurada assessoria especializada para cada uma das matérias tratadas.

Joana Garcia
Joana Garcia
Copywriter e criadora de conteúdos na Moloni, a Joana é apaixonada por comunicação. Adora viajar e não começa o dia sem um bom café.
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