Faturação
Documentos sem papel? Conheça as vantagens
Emitir um documento significava, obrigatoriamente, gastar papel com a impressão para o consumidor e respetivas cópias para a empresa, assim como uma despesa acrescida para fazer chegar o documento ao cliente, via correio postal. Com a implementação dos documentos sem papel, além de ser muito mais económico e a favor da sustentabilidade ambiental, é também um fator favorável à eficiência administrativa, acessibilidade e segurança dos dados.
O Decreto-lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, atualizou a legislação relativamente às regras de processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes. Posteriormente, a Portaria n.º 144/2019, de 15 de maio, regulamenta os termos e condições de exercício da possibilidade de dispensa de impressão de documentos fiscalmente relevantes, ou da sua transmissão por via eletrónica, desde que estejam reunidas determinadas condições, tais como:
- O cliente fornecer dados de identificação, não se aplicando a figura de Consumidor Final;
- O comerciante tiver comunicado previamente a intenção de exercer a opção à Autoridade Tributária através do Portal das Finanças;
- O comerciante emitir documentos através de programa informático certificado, como o Moloni;
- O comerciante comunicar os elementos dos documentos em tempo real à Autoridade Tributária ou comunicá-los à AT através de SAF-T e, simultaneamente, comunicar os seus dados em tempo real aos destinatários através de meio eletrónico (email ou outro).
Vantagens dos documentos sem papel
Automatização no tratamento de documentos
Aumento da produtividade e eliminação de processos manuais demorados associados ao processamento de documentos;
Controlo de extravios
Aliada à automatização no tratamento de documentos, a segurança que a faturação eletrónica proporciona reduz a possibilidade de erros e elimina a ocorrência de extravio dos documentos;
Otimização de recursos
Ao automatizar o processo de emissão e receção de documentos, irá libertar recursos para operações de maior valor e diminuir os custos relacionados com o arquivo físico;
Segurança
Por se tratar de um documento digital assinado eletronicamente, tem validade fiscal e está garantida total fiabilidade, privacidade e segurança da informação.
Maior acessibilidade com o arquivo digital
A digitalização acaba com as pastas de arquivo e processos manuais demorados, através do arquivo digital pelo período legalmente exigido, simplificando o acesso aos documentos.
O Moloni oferece-lhe a possibilidade de aproveitar mais esta vantagem com toda a segurança de cumprimento da legalidade, caso cumpra os requisitos legais explanados.
Nota: O entendimento aqui expresso, não visando a uniformização da interpretação e da aplicação das normas tributárias e contabilísticas, não vincula o Moloni, devendo ser procurada assessoria especializada para cada uma das matérias tratadas.
