Para isso terá de incluir no documento o valor da retenção no documento para o cliente; contudo, é habitual que isso crie problemas para os trabalhadores independentes que querem manter a sua contabilidade arrumada.

O Moloni, como outros softwares de faturação, resolve esse problema ao permitir incluir na fatura o valor da retenção de IRS.

Um resumo da retenção na fonte de IRS para trabalhadores independentes

A retenção de IRS para os trabalhadores independentes é o equivalente às retenções que são feitas nos recibos de vencimento. A principal diferença, além das taxas e das leis que as regem, é que o trabalhador independente vai “sentir” muito mais o dinheiro a sair do que um trabalhador por conta de outrem, que recebe o valor limpo acordado. Para um trabalhador independente, contar a retenção significa prever que no final vai receber menos (parte do valor vai ser retido pelo cliente) e por isso é conveniente prever essa diferença no orçamento.

Para trabalhadores independentes com atividades previstas especificamente na tabela do artigo 151º do CIRS, a retenção de IRS vai ser regra geral 25% do total (100%) faturado.

A retenção deve ser feita sempre que a fatura for emitida a clientes com contabilidade organizada e sede em Portugal. Existe a dispensa da retenção até o trabalhador independente atingir os 12.500€ nesse ano, ou seja, se o trabalhador independente ultrapassa os 12.500€ numa determinada altura do ano, no recibo seguinte já é obrigado a fazer a retenção. Mas, mesmo estando dispensado, pode ser recomendado fazer a retenção voluntariamente, uma vez que se trata de um adiantamento de IRS e, por isso, tem bastante impacto no imposto que se pode vir a pagar no ano seguinte.

Como se inclui a retenção no Portal das Finanças e porque é que isso gera problemas

No Portal das Finanças a retenção de IRS aparece junto ao campo do valor em dois campos, primeiro a base de incidência (o total sobre o qual vai ser aplicada a retenção) e depois a percentagem de retenção propriamente dita. Ao incluir uma taxa, o valor final é recalculado automaticamente.

No Portal das Finanças só é possível incluir a retenção de IRS no recibo e na fatura-recibo. A fatura, sinalizando um valor a ser cobrado, não permite incluir a alínea relativa à retenção de IRS. Isso obriga a que o trabalhador independente que queira ter a sua contabilidade mais arrumada e por isso emitir fatura e depois um recibo, tenha de comunicar ao cliente, aquando o envio da fatura, que pretende fazer a retenção. Isto gera vários problemas.

Primeiro, é muito fácil o cliente ignorar esse pedido e transferir o valor total para o trabalhador independente. Isso obriga a devolução parcial para corrigir o erro, o que é uma complicação desnecessária e que pode causar bastantes dores de cabeça em termos comunicativos.

Segundo, a tendência para os trabalhadores independentes é, por isso, emitir fatura-recibo, porque inclui a informação toda e é mais fácil gerir um só documento. Profissionalmente, para nos apresentarmos como um negócio e conseguirmos organizar os documentos financeiros, a separação de fatura e recibo faz a diferença; além de que a fatura-recibo é um documento auto-pago e sinaliza que o cliente já efetuou o pagamento, mesmo quando isso não é verdade numa prestação de serviços que pode vir a ser paga até 90 dias.

Como incluir a retenção na fatura em vez de emitir fatura-recibo

A maneira mais fácil de incluir a retenção de IRS na fatura é usar o Moloni. Já num texto anterior falei das vantagens para trabalhadores independentes em usarem um software de faturação em vez de recorrerem ao Portal das Finanças e esta era uma delas: é possível incluir o desconto da retenção no documento de cobrança.

Para isso basta configurar a percentagem de imposto que queremos descontar. Vais a Configurações > Impostos e retenções > Retenções, depois adicionas uma retenção, escolhes um nome (recomendo que seja algo concreto e parecido com o que aparece no documento do Portal das Finanças como “Retenção na fonte de IRS”) e escreves a percentagem de acordo.

Na próxima vez que emitires uma fatura vai aparecer essa opção por baixo do campo de descrição do artigo. Basta selecioná-la e o valor será atualizado automaticamente.

Desta forma é muito mais fácil informar o cliente que é necessário a contabilidade dele tratar da nossa retenção, há menos problemas de comunicação e a emissão de documentos é mais fácil.

Sofia Rocha e Silva

Designer freelancer, a Sofia cedo percebeu que faturar como trabalhador independente tem muito que se lhe diga. Por isso, criou o projeto Luscofia que ajuda freelancers e pequenos empresários a descomplicar a faturação. Agora, contamos todos os meses com as suas dicas sobre faturação para facilitar a vida de quem trabalha por conta própria.