Blog do Moloni

A Documentação Comercial - abordagem inicial

Publicado a 07-04-2020

Neste artigo dá-mos uma breve explicação da documentação gerada em um processo de compra e venda para as diferentes fases do mesmo.

Documentação - Processo de Compra e Venda

Uma operação de compra e venda de um produto ou serviço origina, obrigatoriamente e pelo menos, uma fatura, que poderá assumir a forma de uma fatura simplificada, ou seja, um documento comprovativo do pagamento efetuado. No entanto, é sobretudo entre as empresas que as diversas fases de compra e venda deverão ser devidamente documentadas. Tal facto deve-se à necessidade de documentação de todo o processo de fornecimento para posterior auditoria e verificação.

A Encomenda

A Nota de Encomenda é o documento mais vulgarizado para se proceder à encomenda das mercadorias no comércio por grosso. Deve ser emitida por tantas vias quantas forem necessárias ao processo de controlo, mas realça-se que devem ser consideradas duas vias, ficando uma com o emissor e outra com o fornecedor dos bens. A Nota de Encomenda deverá evidenciar o nome do comprador, o nome do vendedor, a data de emissão, o número do documento, a quantidade e qualidade da mercadoria, as condições de pagamento e o preço unitário da mercadoria. Poderão ainda ser utilizados acessoriamente campos como o prazo de entrega e o local de emissão.

A Entrega

Na fase de entrega das mercadorias utiliza-se, usualmente, a Guia da Remessa. Este documento é emitido pelo vendedor e acompanha a mercadoria até ao armazém do comprador. É um documento que justifica a operação de transporte perante agentes fiscalizadores e serve também para o comprador conferir as mercadorias que recebe. Emite-se em quatro vias, devendo uma ficar com o emissor e as restantes acompanhar as mercadorias em trânsito. A primeira das vias fica na posse do emissor para comprovar o envio, a segunda fica na posse do agente fiscalizador caso o transporte seja fiscalizado pelas autoridades competentes, a terceira fica na posse do cliente para poder conferir as mercadorias recebidas e por fim, a última serve para rúbrica do cliente e voltar ao vendedor como prova do recebimento.

A Liquidação

Os documentos utilizados na fase de liquidação do contrato de compra e venda servem para se fazer o apuramento do valor da transação ou para se proceder a correções desse valor. Nesta fase, os documentos mais utilizados são a fatura, a nota de débito e a nota de crédito.

A Fatura é um documento que o vendedor envia ao comprador e no qual se discriminam as mercadorias vendidas ou os serviços prestados e se determina o seu custo total. Este documento tem que, por força de lei, ser enviado nos 5 dias posteriores à data à data em que a transação se tenha realizado. A fatura é também usualmente emitida em quatro vias, destinando-se a primeira ao cliente, a segunda aos serviços contabilísticos do cliente, a terceira para ficar na posse do vendedor e a quarta para os serviços contabilísticos do vendedor.

É na fatura que se apuram os descontos que incidem sobre os valores das mercadorias ou serviços. A fatura tem ainda que evidenciar o valor do IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado), o qual incide sobre os valores faturados depois de subtraídos os descontos.

Após a emissão da fatura verifica-se, por vezes, que esta não foi corretamente emitida, podendo conter erros de cálculo, para menos, que não inclui despesas de transporte, por exemplo. Quando se verificam estas diferenças, o vendedor emite a nota de débito que visa corrigir a fatura com as importâncias que não foram nela incluídas.

As retificações a fazer numa fatura nem sempre são a favor do vendedor. Em certos cenários, os cálculos encontram-se errados, para mais, ou verificam-se devoluções de mercadorias ou embalagens que o vendedor, por lapso, não tomou nota em devido tempo. Quando estas situações ocorrem, o vendedor emite uma nota de crédito que vista também corrigir o valor da fatura.

O Pagamento

Sem prejuízo das faturas de autoliquidação - ou seja, as faturas que quando são emitidas consideram-se imediatamente pagas, o documento que comprova o pagamento é o recibo. Com este documento, emitido pelo vendedor, encerra-se o contrato de compra e venda.

Moloni
Moloni
Registe-se e experimente grátis durante 30 dias!
Subscreva a Newsletter
Subscrever
Moloni distinguido com o prémio PME Líder em 2020 Moloni distinguido com o prémio PME Excelência em 2020
© 2021 Moloni
Software de facturação online
Certificado pela Autoridade Tributária Nº 2860
O Moloni utiliza cookies para lhe garantir a melhor experiência enquanto utilizador. Ao continuar a navegar no site, concorda com a utilização destes cookies. Entendi e aceito