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Manutenção de documentos: saiba os principais prazos a cumprir

Publicado a 31-08-2022
4 minutos de leitura

Neste artigo iremos mostrar o tempo mínimo que os documentos devem ser guardados em sua posse.

A manutenção dos arquivos organizacionais é uma responsabilidade a que todas as empresas e negócios também estão sujeitos. Como suportes da informação reportada a entidades oficiais, estes arquivos devem estar auditáveis e consultáveis para a confirmação dos dados que originaram.

Documentos de transporte – 4 anos

O Regime dos Bens em Circulação estabelece, no seu artigo 6.º, que os documentos de transporte devem ser guardados até ao quarto ano seguinte ao da sua data de emissão. Este prazo deverá ser articulado com o artigo 52.º do CIVA que prevê a manutenção durante 10 anos de todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte.

Escrituração mercantil e Documentos – 10 anos

De acordo com o artigo 40.º do Código Comercial, os comerciantes são obrigados a arquivar durante 10 anos, a correspondência emitida e recebida, a escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, podendo o arquivo ser feito por meio eletrónico.

Faturação e Arquivo IRS - 10 anos

É o artigo 118.º do CIRS que estabelece que os sujeitos passivos titulares de rendimentos da categoria B estão sujeitos às obrigações de faturação e manutenção de documentos previstas no CIVA.

Obrigações contabilísticas das empresas IRC – 10 anos

Segundo o artigo 123.º do código do imposto sobre as pessoas coletivas, os livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte devem ser conservados durante o prazo de 10 anos, sendo essa obrigação de conservação extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos.

Documentos de IVA – 10 anos

O artigo 52.º do CIVA indica que os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem, durante os 10 anos civis subsequentes, todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos (artigo 52.º do CIVA).

Estes são os principais documentos que devem ser guardados em sua posse para evitar coimas ou problemas com as respetivas autoridades.

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