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10-03-2021

Assinatura digital qualificada - O que é e como funciona

Segundo o Despacho nº 72/2021-XXII, a partir de julho de 2021, é obrigatório que uma fatura eletrónica passe a incluir a assinatura digital qualificada.

O que deve saber sobre a assinatura digital qualificada

A opção por uma fatura eletrónica destina-se essencialmente a empresas que forneçam entidades estatais ou empresas de grande volume de negócios. Como um documento não pode ter 2 assinaturas, a partir de 16 de março o Moloni irá desativar a opção de assinatura digital usada até agora para que não entre em conflito com a assinatura digital qualificada.

O que é uma fatura eletrónica?

Fatura eletrónica é um documento fiscal no formato digital e processado através de um software de faturação como o Moloni.
O Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro estabelece, nos termos do disposto no número 2 do artigo 12.º que uma fatura eletrónica deve garantir a autenticidade da sua origem, a integridade do conteúdo e a sua legibilidade. 

Para isso, deverá cumprir 3 requisitos:

  • Aposição de assinatura eletrónica qualificada;
  • Aposição de um selo eletrónico qualificado;
  • Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados que siga o acordo do EDI.

Contudo, conforme o Despacho nº 72/2021-XXII, até ao final do mês de junho de 2021, as faturas em PDF continuam a ser consideradas faturas eletrónicas.

Em baixo, esclarecemos as principais dúvidas sobre este assunto:

Quando é necessária a emissão de uma fatura eletrónica?

Existem diversas situações que exigem uma fatura eletrónica, como entidades públicas ou empresas abrangidas por contratos públicos. Outro tipo de negócios também já recorrem à fatura eletrónica, como empresas de grande dimensão.

O que é uma assinatura digital qualificada?

A assinatura digital qualificada é um dos requisitos da faturação eletrónica. Conforme o referido no artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro, esta funcionalidade permite à empresa que emite o documento (a sua empresa) assegurar a autenticidade da assinatura e que esta é mesmo da sua autoria, mas também garantir que foi usada com a intenção de assinar o documento eletrónico.

De forma a cumprir com esta obrigação fiscal, o Moloni retira a opção de assinatura digital usada até agora para que não entre em conflito com a assinatura digital qualificada.

A assinatura que o Moloni disponibilizava não era qualificada?

Não. A assinatura com que o Moloni assinava os seus documentos, era uma assinatura digital encriptada que garantia a integridade dos documentos. No entanto, não era uma assinatura qualificada ao abrigo e de acordo com o disposto no artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 e as orientações do comunicado n.º 1/2021 do Gabinete de Segurança Nacional (GSN).

Porque é que os documentos do Moloni vão deixar de ter esta assinatura digital?

Como não podem existir 2 assinaturas no mesmo documento, esta funcionalidade fica desativada a partir de 16 de Março de 2021.
Deixamos assim a opção aos nossos clientes de assinar os documentos através de uma assinatura digital qualificada.

Os documentos no Moloni podem ter uma assinatura digital qualificada?

Sim, podem. Neste momento o Moloni está agora a trabalhar numa solução com a AMA (Agência para a Modernização Administrativa) para assinar diretamente os documentos aquando da sua criação na plataforma. Contudo, qualquer documento gerado no Moloni pode ser assinado diretamente pelos clientes através de serviços ou plataformas externas ao Moloni.

O Moloni vai assinar os documentos emitidos?

Sim, mas irá depender da disponibilização para produção por parte da AMA. Com esta funcionalidade o Moloni irá assinar todos os documentos emitidos por si, no entanto, cada cliente (a sua empresa) terá que subscrever e ativar uma assinatura junto da AMA. Para mais informações consulte este link.

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