A organização da oferta comercial de uma empresa e em especial das empresas industriais ou de venda massiva a retalho pode ser desafiante. O advento de soluções de comércio eletrónico que estreitam cada vez mais a relação com o consumidor final pela utilização de sistemas interdependentes com relacionamento a sistemas como a faturação como é o caso do Moloni e sistemas de transporte, fazem com que o negócio necessite de um sistema de informação capaz de responder às necessidades de consultas que permita ter informação útil e de qualidade também para potenciar boas decisões de gestão.

Neste sistema de informação, a codificação assume um papel central. Geralmente designados de SKU (Stock Keeping Unit), este código deve ser único para cada produto podendo ser constituído só por números - códigos numéricos - ou letras e números - códigos alfanuméricos. A criação do sistema de codificação é flexível, dependendo da organização de cada negócio. No entanto, a fim de evitar elevados prejuízos e/ou períodos de inatividade ou ainda informação errada que leve a decisões erradas deve ser bem pensado e estruturado para poder funcionar durante o maior intervalo de tempo possível acomodando possíveis alterações devido ao crescimento e reestruturação do negócio.

Os códigos SKU são diferentes dos códigos de barras. Ainda que possam ser usados de forma complementar, ambos os sistemas de codificação são diferentes, nomeadamente no comprimento, o tipo de carateres utilizáveis, e a autoria da codificação. Assim, os códigos SKU podem ter qualquer comprimento, ser alfanuméricos e criados pelos retalhistas enquanto que os códigos de barras estão limitados a 12 dígitos, têm que ser exclusivamente numéricos e, por fim, têm que ser criados por uma entidade oficial, a GS1. 

Para que o seu sistema de codificação obedeça aos preceitos enunciados, comece por criar um formato e generalise-o para que todas as pessoas encarregadas de criar códigos o façam da mesma forma, considere, por exemplo, a criação de um sistema de codificação que evidencie não só o nome a marca dos artigos mas também as restantes caraterísticas e atributos desse mesmo artigo. Use uma combinação de letras e números e decida como organizar as restantes propriedades, por exemplo, nome da marca, tamanho, cor ou tipo do artigo. Identifique somente as propriedades dos artigos que mais se destacam. Por exemplo, para vestuário, uma hipótese de formato do código padrão seria: “Marca - modelo - cor - tamanho”. Portanto, para uma t-shirt “New Balance”, modelo “sky”, “branca” no tamanho “L”, o código do artigo  poderia ser: NWB-SKY-BR-L.

Como vantagens de estruturação por este tipo de códigos, podem ser apresentadas:

• Experiência do Utilizador - Os códigos SKU ajudam a inventariar a organizar os artigos para que possíveis clientes e colaboradores possam localizar e encontrar facilmente os produtos que necessitem;
• Serviço de Venda e pós venda - A localização de artigos em vendas, a verificação de preços ou a fácil colocação de artigos em documentos são facilmente asseguradas pela utilização dos códigos SKU;
• Gestão de Inventário - O sistema de referências SKU permite gerir a falta de stock e excesso de stock com facilidade, ao saber quais as variantes de um produto mais vendidas e as menos vendidas e quais necessitam de ser devolvidas. ou encomendadas de novo.

Confira também as dicas que apresentamos de seguida para que os seus códigos SKU sejam ainda mais robustos e possam ajudar a estruturar o seu negócio para um largo período de tempo:

• Evite iniciar um código de artigo com o número zero para evitar problemas no armazenamento de dados. Por exemplo, se inserir  “04563” numa folha de cálculo, dependendo da formatação da célula o valor pode ser convertido para “4563”, o que, dependendo dos casos, pode designar um produto completamente diferente;
• Dado tratar-se de um código alfanumérico, evite usar letras que possam ser confundidas com números. Os principais culpados são o: “O”, “I” e “L”;
• Não use caracteres que possam confundir induzir os utilizadores o ou próprio software de gestão em erro. Por exemplo, usar uma vírgula no código pode parecer uma quantidade ou preço. O uso de um "/" pode resultar na formatação do Excel como um valor de data. Símbolos como "<", ">" e "*" podem ter consequências indesejadas ao exportar os dados para análise;
• Não use o número de série ou o código de um fabricante. Esses números geralmente são muito longos e enigmáticos. Além disso, se você trocar de fornecedor ou o fabricante alterar o número deles, poderá ficar com um código sem sentido para a sua organização;
• Mantenha os códigos dos artigo curtos, mas não tão curtos que possam ser confundidos com outros números, ou seja, quantidades. No moloni aconselhamos a não utilizar códigos com menos de 3 dígitos numéricos ou alfanuméricos, por causa das pesquisas;
• Use algumas letras nos códigos, já que, permitem uma maior distinção e aumentam as combinações de artigos que pode ter, mantendo o formato do código o mais curto possível;

Moloni