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11-11-2020

Produtividade - Como posso melhorar a minha?

Qual é a melhor forma de ser produtivo e aumentar a minha produtividade. Veja aqui algumas sugestões e entenda melhor que é este conceito.

Melhorar Produtividade - Imagem Blog

A produtividade é o rácio entre os recursos empregues na fabricação de bens e prestação de serviços e os resultados obtidos, ou seja, mede a eficiência com que os recursos empregues por determinada empresa ou instituição são usados para a construção da oferta com que chegam ao mercado. Pode também ser analisado na ótica dos esforços individuais para conseguir determinados resultados. Os níveis de produtividade são considerados como indicadores de crescimento ou queda assim como é considerada uma variável estatística de comparação entre indústrias e entre países. Os dados relativos à produtividade podem ser também usados para avaliar o impacto das políticas públicas no mercado de trabalho e no ambiente macroeconómico dos cenários estudados

Há várias formas de medir a produtividade, consoante os dados disponíveis ou a finalidade a que se destina a medida. Uma das formas mais frequentemente utilizada é o Produto Interno Bruto (PIB) por hora trabalhada utilizando a base de dados de horas trabalhadas da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico (OCDE) e o capital em produção, ou seja, o capital e maquinaria em utilização considerando depreciações e amortizações e outras justificações de redução da capacidade produtiva e ainda as taxas de juro aplicáveis a capital. Depois de calculados estes valores, a sua correlação evidencia indicadores económicos para comparações transversais como os níveis de produtividade por país, por setor económico, por dimensão de empresas, etc..

Depois de avaliarmos a correlação entre inputs e outputs, podemos genericamente definir uma pessoa produtiva como aquela que consegue fazer um máximo de atividades com um mínimo de recursos possíveis. É a busca desse equilíbrio que faz parte das pessoas que procuram ser bem sucedidas tanto pessoal como profissionalmente. 

Mas a produtividade é igual para todos? Não. Porque o elemento humano tem limitações, deve apostar-se no conhecimento das pessoas e numa forte componente de planeamento para que a produtividade seja melhorada. Caso contrário os resultados esperados podem mesmo não ser atingidos. Exemplo disso mesmo é a comparação, por países dos níveis de produtividade versus horas trabalhadas: no universo da União Europeia, Portugal é dos países com um índice de produtividade mais baixa (rácio 74,5) e com maior número de horas trabalhadas (39,5) ao invés da Irlanda que ocupa o topo do índice de produtividade (rácio 194,6) e com uma carga horária semanal de 36,5 horas. Destacam-se ainda os Países Baixos que têm apenas 30,4 horas de trabalho semanal e um rácio de produtividade bastante superior ao da União Europeia (rácio 110,4).

Produtividade é diferente de intensidade de trabalho e de urgência de trabalho. Uma pessoa produtiva não consegue manter um alto nível de rendimento e produtividade de forma constante e em permanência e a produtividade não pode ser confundida com a rapidez com que se efetua uma tarefa. Ser produtivo é combinar a urgência de tarefas e responsabilidades com a disponibilidade para as executar dentro dos limites físicos e psicológicos do executante. Deverão ser levados em conta o contexto em que as tarefas são desempenhadas, o tempo disponível para a execução e a disposição de quem as realiza. O trabalhador produtivo conhece os seus limites e disciplina-se para a execução de tarefas pela hierarquia de importância e urgência com a introdução de melhoria contínua ao trabalho realizado. 

O que fazer para melhorar a minha produtividade individual?

A matriz de Eisenhower para definir a importância e a urgência pode revelar-se de extrema utilidade para saber a que tarefas devemos acudir em primeiro lugar. Através delas podemos categorizar todas as ações em 4 classificações:

  • Importantes e urgentes: São as tarefas às quais têm que ser alocados recursos imediatos;
  • Importantes e não urgentes: São ações que precisarão da alocação de recursos mas essa alocação não poderá ser feita de forma imediata, ou seja, pode ser diferida no tempo;
  • Não importantes e urgentes: São ações que, ainda que possam ser importantes para outras pessoas não são importantes para quem as executa. São assim constituídas por tarefas que podem ser delegadas e feitas por outras pessoas;
  • Não importante e não urgentes: São tarefas que podem ser relegadas para outras pessoas e diferidas no tempo sem terem grandes efeitos na estrutura produtiva.

Depois desta forma de organização inicial, há um conjunto de indicadores que podem ajudar na seleção de tarefas e atribuição de prioridades. São os indicadores pessoais e entre outros, podem ser apresentados os seguintes:

  • Vantagens imediatas da tarefa a desempenhar: O volume das vantagens que os resultados esperados possam significar podem determinar a eficácia empregue;
  • Tempo necessário para a apresentação de um resultado mínimo: A decomposição em várias etapas mínimas que permitam a entrega dentro da organização ou perante outras organizações e a facilidade de atingir esses resultados intermédios, podem também determinar a urgência de realização;
  • Disponibilidade imediata dos recursos necessários: A mobilização completa de recursos para uma determinada operação pode determinar que a mesma seja adiada até à recolha de todos os elementos necessários;

Para ser mais produtivo, há um conjunto de boas práticas que pode adotar:

  • Evite distratores: A manutenção do foco nas tarefas em mão é de superior importância. Isto significa que a sua atenção, as suas capacidades e o seu envolvimento estão na sua totalidade alocadas a uma tarefa em específico e por isso, os resultados serão melhores;
  • Tome nota de todos os contributos: As ideias surgem, muitas vezes, quando menos se espera. É importante ter um sistema de registo fácil e imediato de contributos e de ideias que depois possam ser exploradas na realização das tarefas quotidianas;
  • Use listas de tarefas: Listas de curto prazo, listas de médio prazo, listas de longo prazo para que nunca fique sem coisas que fazer. E dentro das tarefas a realizar considere os investimentos que deverá fazer nas suas capacidades pessoais e profissionais, como cursos de formação, pesquisa de boas práticas e benchmarking, relacionamento com entidades corporativas de referência etc..
  • Identifique maus hábitos: Hábitos repetitivos são muitas vezes fontes de distração e de adiamento constante de ações mais importantes. Se conseguir identificar os elementos que provocam a procrastinação, poderá evitá-los e alternar o seu foco entre várias atividades, mas que sejam todas elas produtivas.

A avaliação da produtividade deve ser feita tendo em atenção as pessoas, as organizações e os resultados esperados. Experimente de várias formas e veja o que resulta melhor para si.

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