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Este guia completo foi desenhado para desmistificar o processo de cálculo e declaração do Imposto sobre o Valor Acrescentado, oferecendo um percurso claro e prático. 

Evitar erros e otimizar o cumprimento das obrigações fiscais é crucial e, para tal, é fundamental dominar cada etapa, desde a recolha de dados até à submissão da declaração. 

Compreender o IVA: Fundamentos essenciais

Para gerir eficazmente as suas obrigações fiscais, é fundamental ter uma base sólida sobre o Imposto sobre o Valor Acrescentado. O IVA, sendo um imposto direto sobre o consumo, afeta a grande maioria das transações comerciais e de serviços em Portugal.

O que é o IVA e por que é importante?

O Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) é um imposto plurifásico que incide sobre o consumo, sendo cobrado em cada fase do circuito económico, desde a produção até ao consumidor final. No entanto, é suportado, na totalidade, por este último. Para as empresas e profissionais liberais, o IVA é um elemento crucial na sua contabilidade e gestão financeira. É através do correto apuramento do IVA que se garante a conformidade com as exigências da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), evitando penalizações e contribuindo para a receita do Estado. A sua importância reside na transparência fiscal que promove e na forma como espelha a saúde económica de um negócio, sendo a distinção entre IVA liquidado e IVA dedutível a pedra angular deste processo.

Regimes de IVA em Portugal: Qual se aplica a si?

Em Portugal, existem diferentes regimes de IVA e a escolha ou enquadramento num deles depende, essencialmente, do volume de negócios e do tipo de atividade. Compreender qual o regime aplicável ao seu negócio é o primeiro passo para um correto cálculo do IVA.

• • Regime Normal: Este é o regime mais comum para a maioria das empresas e profissionais liberais. Nele, os sujeitos passivos liquidam IVA nas suas vendas e prestações de serviços e deduzem o IVA suportado nas suas compras de bens e serviços. A sua principal característica é a periodicidade mensal ou trimestral da declaração, dependendo do volume de negócios anual. Empresas com volume de negócios superior a 650.000€ (valor de 2024, que pode ser atualizado anualmente) ficam enquadradas no regime mensal, enquanto as que ficam abaixo desse valor podem optar pelo regime trimestral.
  • Regime de Isenção (Artigo 53.º do CIVA): Este regime destina-se a pequenos empresários e profissionais liberais cujo volume de negócios, no ano civil anterior, não tenha excedido 15.000€ (valor de 2024, que pode ser anualmente atualizado). Os sujeitos passivos enquadrados neste regime não liquidam IVA nas suas vendas nem deduzem o IVA suportado nas suas compras. Embora simplifique a gestão, pode ser desvantajoso em certas situações, especialmente se tiver muitos custos com IVA.

IVA liquidado v. IVA dedutível: A base do apuramento

A chave para um apuramento do IVA correto reside na clara distinção e compreensão de dois conceitos fundamentais: o IVA liquidado e o IVA dedutível. Estes são os componentes primários do cálculo do imposto a pagar ou a recuperar.

• • IVA liquidado: Refere-se ao IVA que o seu negócio cobra aos seus clientes nas vendas de bens ou prestações de serviços. É o imposto que “liquida” nas faturas que emite. Por exemplo, se vender um produto por 100€ e a taxa de IVA for 23%, liquida 23€ de IVA. Este valor, uma vez recebido do cliente, pertence ao Estado e deve ser-lhe entregue através da declaração periódica.
  • IVA dedutível: Corresponde ao IVA que o seu negócio suporta nas compras de bens e serviços necessários à sua atividade. É o IVA que “deduz” das faturas que recebe dos seus fornecedores. Por exemplo, se comprar matéria-prima por 50€ com IVA a 23% suporta 11,50€ de IVA. Sob certas condições, este valor pode ser deduzido ao IVA liquidado. Para que o IVA seja dedutível, os bens e serviços devem estar diretamente relacionados com a atividade da empresa e as faturas devem cumprir todos os requisitos legais. 

A diferença entre IVA liquidado e IVA dedutível é o valor que o seu negócio terá de pagar ao Estado (se o IVA liquidado for superior ao dedutível) ou a recuperar (se o IVA dedutível for superior ao liquidado). O cálculo do IVA em Portugal é, essencialmente, a gestão desta balança. 

Passo a passo: Como apurar o IVA em Portugal

O processo de como apurar o IVA pode parecer complexo, mas seguindo os passos corretos e mantendo a organização, torna-se uma tarefa rotineira e eficiente. A digitalização, e em particular o uso de um bom software de faturação, simplifica consideravelmente cada etapa. 

Recolha e organização de documentos fiscais

A base de um apuramento do IVA correto é a organização. Todas as faturas de vendas, compras e despesas são documentos fundamentais para este processo. É crucial que estas estejam em conformidade com as exigências legais, incluindo a identificação fiscal do emitente e do adquirente, descrição dos bens ou serviços e o valor do IVA. Um sistema de faturação e gestão como o Moloni pode automatizar grande parte desta recolha e organização, garantindo que nenhum documento importante seja esquecido e que os dados para o cálculo do IVA em Portugal estejam sempre acessíveis. A comunicação de faturas através do ficheiro SAF-T(PT) é outro ponto essencial de um software que o prepare automaticamente é uma mais-valia.

Cálculo do IVA liquidado

O próximo passo é determinar o total do IVA que a sua empresa cobrou aos seus clientes. Para isso, deve somar o IVA de todas as faturas de venda e prestações de serviços emitidas no período em questão (mês ou trimestre). Tenha em atenção as diferentes taxas de IVA aplicáveis (normal, intermédia, reduzida) e as isenções, se for o caso. Por exemplo, se teve vendas de 1000€ à taxa de 23% e 500€ à taxa de 6%, o IVA liquidado será (1000€ * 0.23) + (500€ * 0.06) = 230€ + 30€ = 260€. Um software de faturação como o Moloni realiza este cálculo de forma automática e precisa, agregando os valores por taxa e regime. 

Cálculo do IVA dedutível

Após apurar o IVA liquidado, é hora  de calcular o IVA que pode deduzir. Este valor corresponde ao IVA suportado nas compras de bens e serviços que são essenciais e exclusivamente utilizados na sua atividade. É fundamental verificar se as faturas de compra cumprem os requisitos de dedutibilidade previstos no CIVA. Existem certas despesas em que a dedução do IVA é total, parcial ou mesmo inexistente (ex: despesas de representação, certas viaturas de passageiros). Somar o IVA dedutível é um processo que exige atenção aos detalhes, e um software de faturação pode categorizar automaticamente as despesas, facilitando o cumprimento de regras e otimizando o cálculo do IVA em Portugal.

Prazos e obrigações: Não perca as datas importantes

Respeitar os prazos do IVA é fundamental para evitar coimas e garantir a boa saúde fiscal do seu negócio. As obrigações fiscais têm datas limite rigorosas e a sua não observância pode acarretar custos e problemas desnecessários com a AT.

Declaração periódica: Prazos mensais e trimestrais

A declaração periódica de IVA é a forma como o seu negócio comunica à AT o seu apuramento do IVA, detalhando o IVA detalhado e dedutível no período. Os prazos de IVA para a submissão variam consoante o regime:

• • Regime mensal: Para sujeitos passivos com volume de negócios anual igual ou superior a 650.000€ (valor de 2024), a declaração deve ser submetida até ao dia 10 do 2.º mês seguinte àquele a que as operações se reportam. Por exemplo, o IVA referente a janeiro deve ser declarado até 10 de março;
  • Regime trimestral: Para sujeitos passivos com volume de negócios anual inferior a 650.000€ (valor de 2024), a declaração deve ser submetida até ao dia 15 do 2.º mês seguinte ao trimestre a que as operações se reportam. Por exemplo, o IVA referente ao 1.º trimestre (janeiro, fevereiro, março) deve ser declarado até 15 de maio.

O incumprimento destes prazos pode levar à aplicação de coimas, que podem ser significativas. É aqui que um bom software de faturação pode ser um aliado, emitindo alerta e automatizando a preparação para a submissão. 

Declaração recapitulativa (recapitulação)

Para os sujeitos passivos que realizam operações intracomunitárias (aquisições ou transmissões de bens e serviços dentro da União Europeia), existe a obrigação de submeter a Declaração Recapitulativa. Esta declaração serve para comunicar essas operações e é essencial para a correta aplicação do regime do IVA nas transações internacionais. Os prazos para a submissão são, geralmente, os mesmos da declaração periódica (mensal ou trimestral), dependendo do volume destas operações. A sua gestão e comunicação atempada são cruciais para evitar discrepâncias e garantir a correta aplicação das regras de IVA.

Comunicação de faturas SAF-T(PT)

A comunicação de faturas através do ficheiro SAF-T(PT) é uma obrigação para a maioria das empresas e profissionais liberais em Portugal. Este ficheiro, gerado por softwares de faturação certificados, contém todos os documentos relevantes para a faturação e deve ser comunicado à AT mensalmente. O prazo para a comunicação do SAF-T(PT) é, geralmente, até ao dia 8 do mês seguinte ao da emissão dos documentos. A não comunicação ou a comunicação com erros, pode resultar em penalizações. O Moloni, como software de faturação certificado, assegura a criação e exportação do ficheiro SAF-T(PT) de forma automática e em conformidade com as exigências legais, simplificando a sua vida e garantindo que cumpre esta importante obrigação.

Declarar o IVA online: O Portal das Finanças e as ferramentas de apoio

A digitalização revolucionou a forma como as obrigações fiscais são cumpridas. Declarar o IVA online através do Portal das Finanças tornou-se a norma em Portugal, oferecendo maior conveniência e eficiência.

Aceder e navegar no Portal das Finanças

O Portal das Finanças é a plataforma central para a interação dos contribuintes com a AT. Para declarar o IVA online, é necessário aceder com as suas credenciais (NIF e senha de acesso ou Chave Móvel Digital). Uma vez autenticado, procure a secção relativa ao IVA, onde encontrará as opções para preencher e submeter a declaração periódica. O portal disponibiliza ainda guias e FAQ para auxiliar no preenchimento, mas a complexidade pode, por vezes, exigir um conhecimento mais aprofundado ou o apoio de um profissional. 

Vantagens da declaração

As vantagens de declarar o IVA online são inúmeras:

• • Conveniência: Pode ser feito a qualquer hora, em qualquer lugar, desde que tenha acesso à internet;
  • Rapidez: O processo de preenchimento e submissão é geralmente mais rápido do que os métodos tradicionais;
  • Redução de erros: As plataformas digitais frequentemente incluem validações que alertam para potenciais erros da submissão;
  • Histórico: Facilidade de acesso ao histórico de declarações submetidas.

Apesar destas vantagens, a preparação dos dados para a declaração pode continuar a ser um desafio sem as ferramentas certas.

O papel do software de faturação na declaração eletrónica

Um software de faturação certificado, como o Moloni, é um parceiro essencial para declarar o IVA online. Estas soluções não só facilitam o cálculo do IVA em Portugal, como também otimizam o processo de preparação e submissão da declaração periódica. As principais funcionalidades incluem:

• • Integração de dados: Automaticamente recolhe e organiza todos os dados de vendas e compras;
  • Preenchimento automático: Prepare os campos da declaração de IVA com base nos dados registados, minimizando o trabalho manual e os erros.
  • Validação: Realiza verificações preliminares para garantir a conformidade dos dados;
  • Exportação: Em alguns casos, permite a exportação de dados em formatos compatíveis com o Portal das Finanças ou fornece relatórios detalhados para preenchimento fácil;
  • Relatórios: Gera relatórios de IVA que auxiliam na conferência dos valores antes da submissão final.

Com o Moloni, a gestão de IVA torna-se mais fluida, permitindo que as empresas e profissionais liberais cumpram as suas obrigações fiscais com confiança e sem perda de tempo. 

Erros comuns no apuramento do IVA e como evitá-los

Mesmo com um bom entendimento do processo, o apuramento do IVA pode ser suscetível a erros. Identificar e evitar estas falhas é crucial para a saúde fiscal do seu negócio e para prevenir problemas com a AT.

Falhas na documentação e registo

Um dos erros mais frequentes prende-se com a má gestão da documentação. Faturas incompletas, incorretas ou a não emissão de faturas são problemas sérios. Do lado das despesas, a falta de faturas ou a sua perda pode levar à impossibilidade de deduzir o IVA, resultando num cálculo do IVA em Portugal desfavorável. É vital ter um sistema robusto de faturação e arquivo. 

Um software de faturação ajuda a automatizar a emissão de faturas, a comunicação de faturas via SAF-T(PT)  e a manter um registo digital e organizado de todas as transações, reduzindo drasticamente o risco de falhas.

Cálculo incorreto do IVA dedutível

A dedução do IVA é uma área complexa com regras específicas. Erros comuns incluem a dedução de IVA em despesas não elegíveis ou a aplicação incorreta das regras de proporcionalidade (pró-rata) para atividades mistas. É fundamental conhecer as limitações e condições para a dedução do IVA, presentes no Código do IVA. No caso de dúvidas, um contabilista certificado é indispensável. O software de faturação pode auxiliar na categorização e aplicação de regras, mas o discernimento profissional continua a ser vital. 

Perda de prazos do IVA e coimas

O não cumprimento dos prazos do IVA para a submissão das declarações periódicas ou para a comunicação do SAF-T(PT) é um erro grave que acarreta coimas. As datas limites são fixas e devem ser rigorosas respeitadas. A desorganização ou o esquecimento são as principais causas. As ferramentas de gestão fiscal com alertas e calendários, integradas no software que utiliza, podem ser extremamente úteis para garantir que todas as obrigações são cumpridas atempadamente. 

Simplifique o seu apuramento e gestão de IVA com o Moloni

Evite o stress do apuramento do IVA e garanta a conformidade fiscal sem esforço. O Moloni oferece funcionalidades intuitivas para o cálculo do IVA em Portugal, gestão de faturas, comunicação SAF-T(PT) e preparação para declarar o IVA online. Experimente as nossas soluções e descubra como pode otimizar as suas obrigações fiscais, poupando tempo e minimizando erros. Registe-se hoje e explore todas as vantagens!

O apuramento do IVA em Portugal é uma tarefa complexa, mas perfeitamente gerível com a informação e as ferramentas certas. Desde a compreensão dos fundamentos do IVA e dos diferentes regimes, passando pelo cálculo do IVA em Portugal e a atenção aos prazos do IVA, até à utilização de plataformas para declarar o IVA online, cada passo é crucial para a conformidade fiscal.

A adoção de um bom software de faturação pode ser um diferencial, transformando uma obrigação burocrática numa parte fluida e eficiente da sua gestão. Mantenha-se informado e otimize os seus processos para um futuro financeiro mais seguro. 

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