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Dicas & Conselhos

01-09-2020

Como delegar tarefas de forma bem sucedida

A delegação de tarefas é uma estratégia que permite aos gestores concentrar-se na essência do negócio. Veja aqui como delegar eficientemente.

Como delegar tarefas - Imagem Blog

A delegação de tarefas tem como objetivo um melhor aproveitamento do tempo por parte de quem delega como forma de conseguir chegar a mais tarefas ou aumentar o nível de produtividade em tarefas que, de alguma forma se adaptam melhor a determinados executores.
Deixar de ter o controlo sobre todas as tarefas executadas pode ser difícil para alguns gestores mas há estratégias capazes de tornar a delegação mais simples, dentro de empresas, equipas e todas as realidades que envolvam algum tipo de coordenação e liderança. O gestor que delega tarefas tem como principais objetivos o alívio da carga de trabalho, a manutenção dos níveis de qualidade nas tarefas operativas desenvolvidas e respeitar prazos de execução

Ao não conseguir delegar tarefas dentro do seu negócio o empreendedor abdica da visão de controlo do negócio para tentar controlar tarefas. As necessidades de acompanhar tendências, identificar oportunidades de desenvolvimento de negócio, pensar o desenvolvimento da atividade com base nas necessidades identificadas no mercado são relegadas para segundo plano pelas tarefas de micro gestão como gestão de matérias primas, de pessoas de prazos etc..
O empresário tem assim que identificar as tarefas em que o seu contributo e participação pode ser mais decisivo, mais impactantes para o seu negócio em contraponto com outras em que poderão ser perfeitamente desempenhadas por terceiros e sem qualquer vantagem em serem feitas por determinada pessoa em particular.

É neste contexto que a descentralização e a delegação de tarefas aparecem enquadradas em estratégias de melhorias de competências de gestão nomeadamente no que diz respeito à autonomização de pessoas com funções executivas relativamente às pessoas com funções de planeamento e coordenação. Uma organização que se encontre permanentemente dependente da tomada de decisão feita por terceiros é uma organização de não aproveita oportunidades de mercado nem está atenta ao feedback do mercado para adequação à sua estratégia de melhoria contínua.

Mesmo que disso não tenha consciência, um líder, caso não acautele outra forma de estar ou de fazer as coisas, tem muito a seu cargo tendo que dedicar tempo à priorização de tarefas assumindo as que a sua participação poderá causar mais impacto e passando outras a elementos da equipa que o líder considera que vão desempenhar bem a tarefa passada. Para que estas tarefas sejam bem desempenhadas e o líder não tenha que as repetir (porque os resultados são importantes e a responsabilidade não desvanece pelo processo de delegação) deverá ser assegurado um conjunto de princípios que garantam que as tarefas e os resultados esperados são devidamente assimilados, o propósito da tarefa está presente, mesmo que de forma latente e são estabelecidos prazos ou outras medidas temporais que garantam a execução.

Assim, o líder de equipa, ao delegar tarefas deverá:

  • Disponibilizar recursos - Providencie que as pessoas a quem as tarefas forem delegadas têm os recursos suficientes para as executar. Nestes recursos considere-se não só os recursos materiais como é o caso de ferramentas, matérias primas, espaços e utilidades (internet, água, esgotos), como também recursos intangíveis, como é o caso de conhecimento, tempo, experiência, etc..;
  • Minimizar obstáculos - Na execução das tarefas há sempre dificuldades que deverão ser ultrapassadas. Seja dificuldades inerentes ao processo de execução, conflitos de interesses ou de resultados, distrações internas ou externas haverá sempre forma de facilitar o trabalho aos executantes;
  • Dar conselhos e apoiar - Não descurando aspetos como a formação e o treino relativos à execução das tarefas, há muitas vezes caminhos que aquele que recebe a tarefa delegada não precisa de percorrer. A experiência de que o líder já dispõe pode ajudar a concentrar nas melhores formas de atingir os resultados esperados. Inerente a cada pessoa na qual as tarefas forem delegadas os conselhos podem variar desde processos de organização, a ferramentas a utilizar ou a melhores estratégias para chegar a determinados resultados intermédios. Além de melhorar os resultados obtidos, esta forma de acompanhamento permanente faz os executantes sentirem apoiados.

Se, por outro lado, mudarmos o ângulo de análise de quem delega tarefas para quem recebe as tarefas delegadas podemos distinguir vários níveis de participação decorrentes do processo comunicacional delineado pela liderança. Se, neste processo, forem deixados claros a liberdade de ação, os recursos e a formação, a delegação é bem aceite e aproveitada como forma de evolução pessoal e profissional.

Este processo de desenvolvimento pessoal poderá ser maximizado se o colaborador:

  • Tiver formação, treino e experiência relevante relativamente à questão em tratamento;
  • Se tiver interesse e apreciar a sua importância e o seu propósito;
  • Os seus interesses particulares estejam alinhados com os interesses da tarefa a desempenhar;
  • Tiver o desejo por autonomia, responsabilidade e crescimento pessoal;
  • Tenha aceitação ao risco com algum grau de incerteza quanto às suas capacidades performativas e de poder fazer a diferença na tarefas que está a desempenhar;
  • Tenha desempenhado já outras tarefas delegadas com autonomia e tenha conseguido bons resultados com elas.

No entanto, há contextos que sugerem que a delegação de competências não será uma boa solução podendo mesmo colocar em causa objetivos mais vastos da empresa que o nível de alinhamento das ações dos colaboradores com os resultados esperados.

Assim, a delegação de tarefas não deverá ser desenvolvida se:

  • A tarefa for claramente pertencente ao âmbito das ações de gestão de topo, como por exemplo a decisão sobre propostas comerciais, organizativas da empresa e outras;
  • A obtenção de resultados significativos por parte do indivíduo ou da equipa delegada envolver mais recursos humanos do que a empresa pode dispensar num determinado momento e do que fosse praticada diretamente pela pessoa que delega;
  • Os riscos de falha ou de não obtenção de resultados satisfatórios for significativamente superior à confiança e grau de desenvolvimento individual por parte de quem as pratica;

A delegação de tarefas pode levar a melhores resultados, e a um melhor aproveitamento de recursos por parte da empresa de gestão, a um aumento de comunicação com os membros da equipa de trabalho e entre eles, a reforçar a motivação do trabalhador e aumentar a aceitação de tarefas difíceis e com responsabilidade. Embora a delegação possa economizar tempo no longo prazo, leva mais tempo no curto prazo. As circunstâncias podem ser críticas, assim como as competências e perspectivas do delegante e do delegado. Seja delegando tarefas rotineiras ou atribuições importantes de tomada de decisão, os gestores/empreendedores também precisam garantir que as instruções sejam claras, comunicar as limitações inerentes a este processo e assegurar-se de que as tarefas são realizadas em tempo útil.

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