A certificação PME classifica as empresas que a obtenham segundo um conjunto de critérios que permitem avaliar a sua dimensão para efeitos de procedimentos administrativos em que seja necessário certificar e comprovar em que classificação a empresa se situa. Classificando micro, pequenas e médias empresas, esta certificação é disponibilizada pelo Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e ao Investimento (IAPMEI). Este instituto, pelas finalidades que prossegue e pelo resultado das suas ações torna-se uma referência incontornável no mundo empresarial português em geral e no fomento do empreendedorismo em particular, adquirindo contornos críticos de sucesso para quem pretender iniciar uma atividade empresarial. O IAPMEI, além do serviço de certificação das empresas dispõe também de um conjunto de outros serviços abrangidos por várias temáticas desde a garantia mútua, passando pelos apoios à economia até ao licenciamento industrial. 

A certificação IAPMEI é assente em dois critérios: o número de colaboradores ao serviço e o volume de faturação atingido. Pela aplicação destes dois critérios, chegamos às seguintes classificações:

• Microempresa - entidade com menos de 10 colaboradores ao serviço e com um volume de negócios que não ultrapasse os 2 milhões de euros;
• Pequena empresa - entidade que tenha menos de 50 colaboradores ao serviço e um volume de negócios igual ou inferior a 10 milhões de euros;
• Média empresa - entidade com até 250 colaboradores ao serviço e volume de negócios até 50 milhões de euros inclusivé;
• Grande empresa - entidades que registem números superiores aos indicados anteriormente.

Esta certificação pode ser obtida totalmente online e o estatuto atribuído faz prova junto da Administração Pública e outros organismos a ela associados, para atribuição de apoios e qualquer outra forma de discriminação positiva aplicáveis a micro, pequenas e médias empresas. Depois da realização do procedimento exclusivamente digital, em que apenas é necessária a submissão de uma declaração de veracidade das informações prestadas, a certificação fica imediatamente disponível para visualização online, sendo esta necessária a única prova necessária para as várias entidades onde tal prova seja necessária.

O serviço disponibiliza a revalidação da certificação sempre que a empresa veja alterados eventos estruturantes da sua atividade e que obriguem ao recálculo do estatuto. Estas alterações podem ser de vária ordem, destacando-se a alteração da estrutura societária, a aquisição ou alienação de participações sociais a prestação de contas relativas a exercícios fiscais. etc. Esta facilidade de recálculo do estatuto garante com facilidade que cada empresa tenha a informação atualizada sobre o seu estatuto tendo em conta a informação adequada.

O processo de obtenção da certificação na plataforma do IAPMEI compreende um conjunto de passos prévios, todos eles digitais e considerados relativamente rápidos e de fácil execução. São eles:

• Fazer o registo eletrónico da empresa. Este registo pode ser feito diretamente no serviço de certificação PME, bastando para o efeito a disponibilização dos dados de identificação da empresa e a escolha de credenciais de acesso com especial ênfase na segurança da password que deverá garantir o acesso apenas aos responsáveis da entidade. Este registo apenas é feito num momento inicial e garante a permanência da empresa como utilizador registado do serviço ainda que esta utilização seja feita de forma intermitente. Sempre que uma empresa pretenda aceder à sua área de certificação poderá fazê-lo de forma direta colocando as suas credenciais de acesso (número de identificação fiscal e password). Caso a entidade extravie a palavra passe, a plataforma disponibiliza uma funcionalidade de recuperação de palavra passe, que lhe permite fazer uma nova credencial para usar em conjunto com o NIF;
• Indicar um Representante. Depois de registado como entidade, a empresa terá que indicar um representante, que funcionará como interlocutor perante o serviço de certificação do IAPMEI. Dá-se aqui ênfase à atualização dos dados do representante já que se trata de uma variável que acaba por estar sujeita a alterações como a mudança de perfis dentro da organização, despedimentos e contratação de colaboradores, etc.. É através dos dados de contactos que são feitas todas as comunicações do serviço com a empresa, em especial através do email;
• Para o formulário de primeira certificação: Depois de indicado o representante da entidade, a empresa passa ter disponível o formulário de dados para primeira certificação. Neste formulário deverá ser indicada a identificação da empresa (nome ou designação social, número de identificação fiscal, número de identificação da segurança social, forma jurídica, datas de constituição e início de atividade, ou caso seja o caso, de fusões ou cisões recentes, capital eu património da empresa, CAE), informação que permita classificar a entidade que está a requerer a certificação (identificação dos sócios e das participações que cada um deles tem da empresa, direitos de voto e outras eventuais formas de controlo, informação também sobre outras entidades em que a entidade participe e informação sobre as especificidades das entidades com as quais a entidade mantenha relacionamentos para que se averigue a possibilidade de conseguir outros tratamentos mais favoráveis que a lei possa consagrar) e, por último, informação sobre a atividade desenvolvida pela entidade (quantos efetivos tem ao serviço, qual o volume de negócios e balanço de resultados da entidade, assim como de todas as entidades associadas de forma direta e indireta e relativos ao número de exercícios necessários ao apuramento da classificação.

Os formulários utilizados não são standardizados, sendo os campos adaptáveis à progressão das informações facultadas no decurso do preenchimento. São exemplos das variáveis que condicionam os formulários apresentados a forma jurídica da entidade, o ano do início da atividade, a obrigação legal de apresentação de contas, as contas consolidadas por revisor de contas, etc..

A empresa poderá manter a certificação de forma ininterrupta, realizando um conjunto de procedimentos que permitam manter a informação atualizada na estrutura de informação realizada aquando da primeira certificação. Caso não tenha ocorrido qualquer alteração relativamente à informação providenciada anteriormente, a entidade tem ao seu dispor um dos formulários mais simples de todo o sistema de certificação tendo apenas que preencher os dados de efetivos e financeiros do último exercício completo. Todos os restantes campos do formulário estão preenchidos de forma automática, uma vez que a empresa declara previamente que são iguais aos da operação de certificação anterior.

Moloni