Todos os negócios, mas em particular os micro e pequenos negócios que vendem produtos ou prestam serviços a outras empresas (B2B) precisam de manter um fluxo de caixa tanto quanto possível regular para conseguirem desenvolver as suas atividades.

Para este objetivo, que pode ditar a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma ventura empresarial, as mensagens que acompanham os documentos de venda ou as mensagens enviadas à posteriori para a solicitação de pagamento assumem um papel preponderante.

Num primeiro momento, considere sempre o envio do documento via e-mail, o que poderá facilmente fazer com programas de faturação como o Moloni, já que esta via permite a receção imediata do documento e um melhor controlo das datas de envio para contagem dos prazos de pagamento.

As mensagens email usadas para estes procedimentos deverão ser claras e facilmente interpretáveis quanto à sua finalidade.

Deixamos aqui algumas dicas e sugestões para que a receção de pagamentos seja melhor sucedida:

• Inclua a fatura como anexo e não no corpo do e-mail, ou, como o Moloni permite, envie um link que permite obter o próprio documento.
  Esta ação permite que quem recebe a fatura imediatamente coloque a fatura junto da pessoa responsável do pagamento. Não espere que o seu cliente lhe diga quando faturar na exata medida em que o prazo que tiver acabado de cumprir no trabalho ou produto entregue também tiver sido um prazo difícil;
• Crie vários templates de e-mail para os vários momentos de pagamento.

Sugerem-se 4 momentos, que poderão ajudar as suas mensagens a ter mais efeito:

1. Antes do prazo de vencimento da fatura, com o objetivo de saber se o pagamento será feito dentro do prazo;
2. Quando a fatura já vencida mas com um ligeiro atraso, com o objetivo de lembrar a necessidade da realização do pagamento para a manutenção de equilíbrio na tesouraria da empresa;
3. Quando a fatura já se encontra com um atraso considerável, para colocar um estatuto de urgência no pagamento; e um
4. Quando a fatura já se encontra muito atrasada e para dar um último prazo para a liquidação antes da imposição de outras medidas como a cobrança judicial;

As comunicações relacionadas com a recolha de pagamentos, nomeadamente os templates referidos no ponto anterior, deverão ser rápidas, concisas e fáceis de liquidar, incluindo, sempre que possível, meios para permitir a liquidação imediata do documento, como uma referência multibanco personalizada, ou um link de paypall com a indicação exata da importância a ser liquidada.

Muitas empresas utilizam apenas o email como ferramenta de cobrança e são bem sucedidos.

As dicas enviadas deverão ser adaptadas às empresas em concreto e aos setores de atividade das empresas. Ferramentas tradicionais e as culturas empresariais deverão também ser levadas em conta no momento da realização dos contactos de cobrança.

1 - Ex. de Templates de solicitação de pagamento para faturas ainda dentro do prazo:

Assunto:

[Nome da sua empresa]: fatura [número de referência da fatura]

Mensagem:

Olá, [nome do destinatário]

Espero que esteja tudo bem consigo.

Gostaria de lhe enviar uma nota rápida para o lembrar de que [o valor devido na fatura] referente à nossa fatura [número de referência da fatura] deve ser pago em [data de vencimento].

Grato se puder confirmar que o pagamento é feito no prazo combinado.

Cumprimentos

[Nome do remetente]

2 - Solicitação de pagamentos de fatura com ligeiro atraso

Assunto:

[Nome da sua empresa]: fatura [número de referência da fatura]

Mensagem:

Olá, [nome do destinatário]

Espero que esteja tudo bem consigo.

Gostaria apenas de lhe enviar uma nota rápida para o lembrar de que [o valor devido na fatura] referente à nossa fatura [número de referência da fatura] está vencida e deve ser paga para equilíbrio da nossa tesouraria.

Grato se puder confirmar que o pagamento é realizado através de um dos seguintes canais:

Cumprimentos

[Nome do remetente]

3 - Solicitação de pagamentos de fatura com atraso

Assunto:

[Nome da sua empresa]: fatura [número de referência da fatura]

Mensagem:

Olá, [nome do destinatário]

Espero que esteja tudo bem consigo.

Gostaria apenas de lhe enviar uma nota rápida para o lembrar de que [o valor devido na fatura] referente à nossa fatura [número de referência da fatura] está vencida e deve ser paga o mais rapidamente possível.

Grato se puder confirmar que o pagamento é realizado através de um dos seguintes canais:

Cumprimentos

[Nome do remetente]

4 - Solicitação de pagamentos de fatura com atraso significativo

Assunto:

[Nome da sua empresa]: fatura [número de referência da fatura]

Mensagem:

Olá, [nome do destinatário]

Espero que esteja tudo bem consigo.

Gostaria apenas de lhe enviar uma nota rápida para o lembrar de que [o valor devido na fatura] referente à nossa fatura [número de referência da fatura] está vencida e deve ser paga o mais rapidamente possível.

Esta fatura está agora com [número de dias de atraso] dias de atraso e representa um verdadeiro problema para nós.

Cumprimentos

[Nome do remetente]

Moloni