De facto, a primeira condição necessária para a emissão de documentação comercial (concretamente faturas) é haver um acordo entre o fornecedor e o cliente. Este acordo poderá ser apenas verbal ou assumir a forma de uma proposta ou de um contrato.

A segunda condição é que o cliente possa provar que o vendedor ou o prestador de serviço passou a fatura e tem pleno e total conhecimento do seu conteúdo.

Além das condições enumeradas qualquer fatura deverá ser emitida até ao 5.º dia útil posterior à transmissão dos bens ou à prestação dos serviços a que dizem respeito.

Caso se trate de uma fatura global (que digam respeito a consumos em determinados períodos de tempo) deverão ser emitidas até ao 5.º dia útil a seguir ao período faturado. Uma fatura deve ser emitida pelo menos em duplicado de maneira a uma via ser entregue ao cliente e a outra ser arquivada na organização contabilística do fornecedor.

Que elementos devem conter as faturas?

As faturas e outros documentos equivalentes devem ter elementos que permitam a inequívoca caraterização da relação comercial perante a Autoridade Tributária.

No sentido de caraterizarem da melhor forma possível as relações comerciais de um determinado agente económico, as faturas (ou documentos equivalentes) deverão:

• Ser numeradas sequencialmente (este número pode corresponder a várias séries - A, B, C, ou outra qualquer designação - dependendo da organização interna da empresa);
• Ser datadas sequencialmente;
• Identificação completa do fornecedor (nome, morada e número de identificação fiscal);
• Identificação completa do cliente (nome, morada e número de identificação fiscal);
• O nome comum dos bens e/ou serviços transacionados (esta designação deverá conter todos os elementos necessários para a determinação da taxa de IVA e respetivo valor a ser aplicado). Todos os artigos/serviços que não sejam objeto de transação comercial (ofertas, amostras, etc) deverão ser identificados como tal para que a aplicação do imposto seja inequívoca;
• O preço líquido de imposto e todos os elementos a ele relativo por forma a que seja inequivocamente determinado o IVA a apurar, descriminado por cada taxa em utilização;
• Se algum item for transaccionado com isenção de IVA, deverá ser claramente identificado e apresentada a razão da isenção.

O que é uma série de faturação

Um dos requisitos definidos pela Autoridade Tributária para a emissão de documentos prende-se com a sua numeração e identificação. O formato legalmente estabelecido segue a lógica: Tipo de Documento » Série » Número do documento.

As séries são aplicadas a todos os documentos de faturação e normalmente estão relacionadas com as áreas de atividade da empresa, estabelecimentos ou ou produtos que vende. 

Desta forma, poderá usar letras não acentuadas ou números para designar as séries, como por exemplo, série A, série A1 ou série A2021. Neste último caso, o formato apresentado na emissão de uma fatura seria: FT A2021/1.

Por outro lado, o número deverá ser sequencial e não devem haver saltos na numeração.

Tipos de fatura

• Fatura: comprova a aquisição de um bem ou a prestação de um serviço. Não possui limite de valor e obriga à emissão de um recibo para que fique liquidada.
• Fatura simplificada: tem o mesmo objetivo da fatura, mas trata-se de um documento auto-pago, não sendo necessária a emissão de um recibo. Possuem um limite de valor, que para sujeitos não passivos é de 1000 euros e para as restantes atividades de 100 euros.
• Fatura/recibo: tal como a fatura simplificada, é também um documento auto-pago, mas não possui um limite de valor.

Como anular uma fatura?

É possível anular um documento sempre que se verifiquem as seguintes condições:

• Não tenha sido entregue ao cliente;
• Não ter sido comunicado à Autoridade Tributária.

Se obedecer a estas 2 situações, pode ser anulado através de uma ferramenta existente no Moloni. Contudo, os documentos não desaparecem da sua conta e são comunicados à Autoridade Tributária com o estado Anulado.

Caso contrário, se o documento foi enviado ao cliente ou comunicado à AT passa a ter validade fiscal e não pode ser anulado. Para resolver a situação, o procedimento aconselhado passa pela emissão de uma nota de crédito ao cliente.

Que entidades estão isentas de emitir uma fatura?

Sempre que é feita uma transação comercial ou se presta ou serviço, é obrigatório a emissão de uma fatura. No entanto, existem entidades que estão dispensadas da emissão de fatura. Para saber mais, clique aqui.

Como posso emitir uma fatura?

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